企業における産業医の選任は、労働安全衛生法に基づく法的義務です。とくに従業員50人以上の事業場では、産業医を選任しなければならず、「契約の更新忘れ」は思わぬリスクを招くことがあります。

この記事では、士業ではなく「産業医の立場」から、契約更新忘れによる影響や企業が取るべき対応策をわかりやすく解説します。

結論：契約を更新し忘れると違法状態となり、企業に法的・実務的リスクが発生します

産業医契約の更新を忘れ、産業医が不在となった場合、50人以上の事業場では労働安全衛生法に違反する状態になります。

これにより、労働基準監督署から是正指導や報告命令を受ける可能性があり、改善がなされない場合には企業名の公表や罰則の対象となる場合もあります。

なぜ契約更新忘れが問題なのか

法的根拠と義務

労働安全衛生法第13条により、常時50人以上の労働者を使用する事業場では、産業医の選任が義務付けられています。契約の有無に関わらず、形式的・実質的に産業医が配置されていない状態は「未選任」と見なされます。

労働基準監督署の監査対象に

産業医の選任・報告は監督署への届出義務があり、年1回の定期報告にも反映されます。更新忘れにより、契約が切れていることが発覚すると、是正勧告や調査の対象となるリスクがあります。

職場の衛生管理・メンタルヘルス対応が停止

産業医不在期間中は、月1回以上の職場巡視や面談指導などの衛生管理活動が実施できません。これにより、労働者の健康管理体制に空白が生じ、労災発生時に企業の責任が問われやすくなります。

よくある誤解

「しばらく不在でも問題ない」という誤認

一部では「契約更新までに1～2週間程度空いても大丈夫」という認識が見られますが、法的には常時選任されていなければなりません。1日でも空白があれば違法とされる可能性があります。

「医師なら誰でも代用できる」は誤り

産業医は「労働衛生に関する所定の研修を受けた医師」でなければなりません。たとえ医師資格を持っていても、研修を受けていない医師では代用できません。

実務での注意点

契約期間の把握と自動更新条項の確認

産業医契約は通常1年更新が多く、満了日を管理していないと失念しやすくなります。また、自動更新条項がない場合は書面での再契約が必須です。

企業内の担当者交代による引き継ぎ漏れ

総務・人事部門での担当者交代時に、産業医契約の更新管理が引き継がれていないケースがあります。定期的な契約更新リストやアラート設定が重要です。

更新忘れが発覚した場合の対応

即座に再契約を行い、遡って委嘱日を設定する方法もありますが、監督署によっては事後報告を求められることもあります。虚偽報告にならないよう、正確な情報で報告・相談しましょう。

産業医から見た、企業へのアドバイス

継続的な健康管理体制の確保

契約更新を忘れることで健康管理体制に空白が生じると、メンタル不調者や過重労働者の見落としに繋がります。これは労働災害や訴訟リスクを高めるため、予防的観点からも重大です。

早めの相談とスケジュール管理

契約更新の2～3ヶ月前には産業医と連絡を取り、条件やスケジュールを確認することが望ましいです。特に繁忙期や決算期などと重なる場合は早めの調整が必要です。

産業医との良好な関係維持が更新漏れ防止にも

日頃からのコミュニケーションや、月例会議での契約確認なども効果的です。信頼関係が築けていれば、産業医側からも更新確認の連絡が来ることがあります。

まとめ

産業医契約の更新忘れは、法令違反だけでなく、企業の健康管理体制や信頼性に重大な影響を与えます。事前のスケジュール管理や、産業医との定期的なコミュニケーションを通じて、契約切れのリスクを回避することが重要です。

もし契約更新を忘れてしまった場合でも、正確な情報をもとに迅速な対応を行えば、ダメージを最小限に抑えることが可能です。定期的な見直しと仕組み化で、産業医体制を安定的に運用していきましょう。